Reisen fra å identifisere en potensiell mulighet til å levere et vinnende forslag er kompleks og mangesidig. Heldigvis, som en del av deres kunnskap, har Association of Proposal Management Professionals (APMP) utviklet et omfattende rammeverk som skisserer denne reisen. De deler opp forslagets livssyklus i forskjellige, håndterbare stadier som organisasjoner kan følge for å optimalisere forretningsutviklingsarbeidet.
I denne bloggen skal vi ta en titt på de forskjellige stadiene i dette rammeverket, samtidig som vi vurderer hvordan automatiseringsplattformer for forslag som Flowcase gjør det mulig for organisasjoner å utføre prosessen med mer effektivitet.
For å få full inngående innsikt, se APMPs Body Of Knowledge.
Forslagets livssyklusstadier:
- Markedsidentifikasjon
- Kontoplanlegging
- Mulighet/fangstvurdering
- Mulighet/fangstplanlegging
- Forslagsplanlegging
- Forslagsutvikling
- Forhandling
- Levering
1. Markedsidentifikasjon og kontoplanlegging: sette grunnlaget
Markedsidentifikasjon og kontoplanlegging danner det strategiske grunnlaget for vellykket forslagshåndtering. Disse stadiene involverer omfattende markedsundersøkelser, konkurrentanalyse og en detaljert vurdering av organisatoriske evner. APMP understreker viktigheten av å forstå både ekstern dynamikk og interne evner for å hjelpe bedrifter med å posisjonere seg strategisk i markedet.
Fasen «Markedsidentifikasjon» innebærer å analysere markedstrender, regulatoriske endringer, finansieringsmønstre og nye muligheter på tvers av forskjellige sektorer. Organisasjoner må evaluere markedsstørrelse, vekstpotensial, konkurranselandskap og inngangsbarrierer. Denne analysen må matches med organisasjonens evner, tidligere resultater og strategiske mål.
I mellomtiden krever kontoplanlegging organisasjoner å utvikle en dyp forståelse av målkunder, deres utfordringer, innkjøpsmønstre og beslutningsprosesser. Dette inkluderer kartlegging av viktige interessenter, forståelse av deres prioriteringer, og identifisering av potensielle påvirkningspunkter.
Forslagsautomatiseringsteknologi kan hjelpe profesjonelle servicefirmaer gjennom denne fasen. Utstyrt med en CV (CV) og casestudie-database, for eksempel Flowcase, kan bedrifter få en mye dypere forståelse av deres evner. Ved å samle og analysere ansattes- og prosjektopplevelser, er firmaer i stand til å verifisere sine styrker og svakheter, og posisjonere seg deretter. Dette kan hjelpe organisasjoner med å kommunisere sine allerede kjente kompetanser med mer overbevisning, samtidig som det hjelper bedrifter med å avdekke nye ferdigheter og utvide verdiforslaget til nye kategorier eller markeder.
For eksempel, ved å eksportere ansattes- og prosjektdata gjennom Flowcase, kan et byggefirma enkelt lage en ferdighetsmatrise for å avdekke skjulte talenter. Firmaet kan oppdage at de har et team av ansatte som har grønn energiekspertise. Bevæpnet med denne innsikten kan de markedsføre firmaet sitt som å ha dette ferdighetssettet, og gi potensielle kunder datastøttet meldings- og sikkerhetskommunikasjonsmuligheter. Selv om dette er et grovt eksempel, ser vi ofte at bedrifter er i stand til å utvide tilbudet ved å tilpasse tidligere ukjente styrker med nye muligheter.
2. Mulighets- og fangstvurdering: ta informerte beslutninger
Neste i APMPs rammeverk er Opportunity and Capture Assessment. De understreker at effektiv mulighetsvurdering krever en strukturert evalueringsprosess som undersøker flere faktorer. Dette inkluderer å analysere strategisk passform, konkurranseposisjon, kundeforholdsstyrke og ressurstilgjengelighet. Prosessen bør vurdere både objektive kriterier (som inntektspotensial og ressurskrav) og subjektive faktorer (som forholdsstyrke og konkurranseposisjonering).
Viktige vurderingsområder inkluderer:
- Strategisk tilpasning til organisasjonsmål
- Styrke og forståelse for kundeforhold
- Konkurranseposisjon og differensiatorer
- Teknisk og operativ evne til å levere
- Ressurstilgjengelighet og ekspertise
- Tidligere resultatrelevans
- Økonomiske hensyn
Organisasjoner må vurdere sannsynligheten for å vinne avtalen basert på disse faktorene, med tanke på både mulighetenes attraktivitet og deres evne til å levere.
Flowcase muliggjør denne vurderingsprosessen med sine avanserte søke- og filtreringsverktøy. Som nevnt i identifikasjons- og planleggingsdelen, kan bedrifter enkelt eksportere ansattes- og prosjektdata for aggregert analyse. Men når mer spesifikk innsikt er nødvendig, utmerker Flowcase seg også.
For eksempel kan et konsulentfirma ønske å vite om noen i selskapet har de spesifikke sertifiseringene eller ferdighetene som er pålagt å gjennomføre et komplekst regjeringsprosjekt. I løpet av sekunder kan budteamet søke på tvers av databasen sin og identifisere om det finnes en bestemt kandidat eller ikke. Hvor dette er spesielt nyttig er når det kreves flere ferdighetssett. Regjeringskontrakten kan kreve noen som er en Certified Information Systems Security Professional (CISSP), som også har 7+ års ingeniørerfaring og 3+ år i SQL. I stedet for å bruke timer på å prøve å spore denne informasjonen på tvers av kontorer og tidssoner, med Flowcase kan du ganske enkelt stable søkeord for å se om noen kandidat oppfyller alle kriteriene. Med alle disse dataene for hånden, kan budteamene enkelt bestemme om muligheten er verdt å forfølge.
3. Mulighet og fangstplanlegging: bygge vinnerstrategien
APMP identifiserer mulighets- og fangstplanlegging som en kritisk fase før forslag der organisasjoner utvikler sin tilnærming til å vinne spesifikke muligheter. Dette stadiet innebærer å utvikle en strategi skreddersydd for en mulighet og iverksette tiltak for å posisjonere organisasjonen din som kundens foretrukne budgiver. Dette krever dyp kundeinnsikt, konkurransedyktig intelligens og en klar forståelse av organisasjonens styrker i forhold til muligheten.
Nøkkelaktiviteter i dette stadiet inkluderer å identifisere kundeprioriteringer, utvikle vinn-temaer, analysere konkurrentposisjonering og bygge relasjoner med beslutningstakere. Målet er å forutse kundens behov og demonstrere organisasjonens unike verdi gjennom målrettet melding og strategisk posisjonering.
Vi har allerede undersøkt hvordan Flowcase forenkler prosessen med å skanne arbeidsstyrken din for å finne ut om en mulighet stemmer overens med organisasjonens evner og ressurser. La oss nå ta dette et skritt videre. Når du har identifisert at organisasjonen din er godt egnet for en mulighet, hjelper Flowcase deg med å utnytte disse dataene for å vise frem ekspertisen din.
For eksempel kan du bruke Flowcase-dataene dine til å produsere en svært spesifikk PDF-guide eller en dedikert webside skreddersydd for kunden. Ved å trekke fra plattformens sentraliserte database kan du fremheve viktige teammedlemmer med relevant ekspertise, casestudier fra prosjekter i lignende bransjer eller sertifiseringer som samsvarer med mulighetens krav. Denne datastøttede presentasjonen posisjonerer organisasjonen din som en sterk, troverdig budgiver og legger grunnlaget for en sterk forslagsprosess, selv før RFP blir utgitt.
4. Forslagsplanlegging: orkestrering av suksess
Neste trinn i rammeverket, Forslagsplanlegging, diskuterer behovet for å etablere robust infrastruktur og prosesser før forslagsutviklingen begynner. Dette stadiet innebærer å lage detaljerte innholdsplaner, etablere gjennomgangsprosesser, utvikle arbeidsflyter og sikre at alle nødvendige ressurser er på plass.
Viktige planleggingsaktiviteter inkluderer:
- Analysere RFP-krav og utvikle samsvarsmatriser
- Opprette detaljerte skisser og innholdsplaner
- Etablere forslagsplaner og milepæler
- Tildele roller og ansvar
- Sette opp gjennomgangsprosesser og evalueringskriterier
- Utvikling av stilguider og maler
- Planlegging av grafikk og visuelle elementer
- Etablering av versjonskontrollprosesser
For forslagsteam kan det ofte føles som en oppoverbakke å holde alt organisert og forutsigbart. Flowcase bidrar til å få denne prosessen til å løpe jevnt. Plattformen fungerer som en enkelt kilde til sannhet for CV (CV) og casestudier, og gir alle ett sentralisert sted for å få tilgang til nøyaktig, oppdatert materiale. Dette resulterer i at teamene er klare til å velge innholdet de trenger, i stedet for å finne de riktige dokumentene, usikre på om de er den nyeste versjonen.
Det intuitive grensesnittet sikrer at alle, også de utenfor budteamet, kan navigere på plattformen og lage forslag med letthet. I mellomtiden tillater arbeidsflytstatuser for forslag team å spore beredskapen til hver seksjon, noe som forbedrer åpenheten og samarbeidet gjennom hele prosessen.
Til slutt sikrer standardiserte maler konsistens på tvers av alle forslagsdokumenter, og opprettholder firmaets merkevarebygging og overholdelse av RFP-krav. Alt dette tjener til å skape en pålitelig og repeterbar prosess, som raskt sporer dette stadiet av prosessen.
5. Forslagsutvikling: lage den vinnende responsen
Utviklings- og innleveringsfasen er der planlegging forvandles til gjennomføring. Dette stadiet krever koordinering av flere arbeidsstrømmer samtidig som hvert element forteller en sammenhengende og overbevisende historie.
Effektiv forslagsutvikling innebærer å skrive detaljerte tekniske og ledelsesmessige tilnærminger, lage CV (CV) og tidligere ytelsesdokumenter, fylle ut spørreskjemaer og gjennomføre strenge interne gjennomganger for å implementere tilbakemeldinger, alt under stramme tidsfrister. Denne kompleksiteten understreker behovet for en strømlinjeformet, pålitelig prosess.
Det er her Flowcases end-to-end CV- og casestudie-plattform kommer til sin rett. Som beskrevet allerede, starter prosessen med at forslagsteam enkelt søker etter de perfekte kandidatene og prosjektene å vise frem. Lag kan filtrere etter ferdigheter, sertifiseringer, bransjer eller spesifikk erfaring, slik at de passer best for muligheten.
Når valg er gjort, kan budteamene enkelt skreddersy CV-er og casestudier på et detaljert nivå, omorganisere innhold, legge til mulighetsspesifikke detaljer og til og med bruke AI-funksjoner for å forbedre eller oversette innhold. Skreddersydde versjoner kan lagres, noe som reduserer behovet for å reprodusere innhold hver gang. Det intuitive grensesnittet sikrer at team kan gjøre presise justeringer raskt, uten å risikere problemer med versjonskontroll.
Når innholdet er skreddersydd, forenkler Flowcase innsendingsforberedelsen ved å eksportere alle nødvendige dokumenter til en enkelt zip-fil. Plattformen støtter ulike utdataformater, fra merkede maler til føderalt mandaterte oppsett som SF 330, noe som sikrer samsvar og konsistens med hvilken som helst mal. Denne prosessen eliminerer manuell omformatering, reduserer feil, og lar lagene fokusere på å lage en overbevisende fortelling i stedet for å kjempe med travelt arbeid.
6. Forhandling og levering: lukke sløyfen
De siste stadiene av forslagets livssyklus fokuserer på forhandling og levering. Forhandling innebærer å forberede og gjennomføre diskusjoner med kunden for å fullføre vilkårene i avtalen etter at forslaget er sendt inn. Når avtalen er nådd, skifter fokus til implementering av løsningen og opprettholdelse av et positivt, kontinuerlig forhold til klienten.
Flowcase bidrar til å støtte leveringsfasen ved å fungere som en kunnskapsdelingsplattform. Bevæpnet med en database med ansattes ferdigheter, sertifiseringer og erfaringer, kan leveringsteam enkelt finne kolleger som har møtt lignende prosjekter og utfordringer. De kan lett nå ut til dem for råd og veiledning, og potensielt spare utallige timer ved raskt å omgå veisperringer.
I tillegg, når prosjektet er fullført, tjener Flowcase til å bringe forslagets livssyklus full sirkel. Når et prosjekt er vellykket levert, kan det logges i Flowcase som et referanseprosjekt, som fanger viktige detaljer, resultater og erfaringer. Teammedlemmer som jobbet med prosjektet kan legge det til i CV-ene sine, og umiddelbart oppdatere profilene sine for å gjenspeile de siste prestasjonene. Denne oppdaterte kompetansen kan deretter utnyttes i fremtidige forslag, og vise organisasjonens evne til å levere verdi og vinne ny virksomhet.
Sammendrag
Ende-til-ende-forslagets livssyklus er en dynamisk prosess som krever både strategisk planlegging og sømløs gjennomføring. Ved å kombinere APMPs velprøvde rammeverk med Flowcases automatiseringsplattform for forslag, kan organisasjoner effektivisere hele prosessen - fra å avdekke muligheter til å levere effektive løsninger.
For å dykke dypere inn i APMPs rammeverk, bli med i APMP og få tilgang til hele Body of Knowledge.
